Formalności w USC — co zabrać i ile to trwa
Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2026 r.
Zgłoszenie zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego to zwykle najkrótsza formalność z całej procedury — cała wizyta trwa około pół godziny, a akt zgonu otrzymujesz tego samego dnia. Rejestracja jest bezpłatna, a pierwszy odpis skrócony wydawany jest za darmo.
Trudność polega nie na samej wizycie, tylko na tym, żeby przyjść z kompletem dokumentów i do właściwego urzędu.
Zapamiętaj trzy rzeczy
- Gdzie: USC właściwy dla miejsca zgonu, nie miejsca zamieszkania.
- Kiedy: 3 dni od sporządzenia karty zgonu (24 godziny przy chorobie zakaźnej).
- Co zabrać: kartę zgonu, dowód zmarłego, swój dowód.
Do którego urzędu iść
Zgon rejestruje się w USC właściwym dla miejsca, w którym nastąpiła śmierć. To najczęstsza pomyłka rodzin.
Kilka przykładów z naszej praktyki:
- bliski mieszkał w Przeworsku, zmarł w domu → USC w Przeworsku,
- bliski mieszkał w Gorliczynie, zmarł w szpitalu w Jarosławiu → USC w Jarosławiu,
- bliski mieszkał w Kańczudze, zmarł w szpitalu w Rzeszowie → USC w Rzeszowie,
- bliski zmarł w drodze do szpitala → USC właściwy dla miejsca, w którym stwierdzono zgon.
Jeśli nie masz pewności, zadzwoń do nas przed wyjazdem. Bezcelowa podróż do niewłaściwego urzędu to ostatnia rzecz, jakiej potrzebujesz w tym tygodniu.
Kto może zgłosić zgon
Zgłoszenia dokonuje się osobiście. Uprawnieni są przede wszystkim:
- małżonek osoby zmarłej,
- dzieci, wnuki, prawnuki,
- rodzice, dziadkowie,
- rodzeństwo, a także siostrzeńcy i bratankowie,
- osoba, która była obecna przy zgonie,
- pełnomocnik osoby uprawnionej (na podstawie pisemnego pełnomocnictwa).
Możesz udzielić pełnomocnictwa nam — to jedna z rzeczy, które standardowo załatwiamy za rodzinę.
Terminy
3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu — zasada ogólna. Warto zwrócić uwagę, że termin biegnie od daty wystawienia karty, a nie od daty samego zgonu.
24 godziny od chwili zgonu — jeśli przyczyną była choroba zakaźna albo w przypadku skażenia radioaktywnego lub biologicznego.
Pochówek nie może się odbyć przed zarejestrowaniem zgonu — administracja cmentarza potrzebuje części karty zgonu przeznaczonej właśnie dla niej, którą wydaje USC.
Co zabrać ze sobą
Obowiązkowo:
- kartę zgonu wystawioną przez lekarza,
- dowód osobisty osoby zmarłej (albo paszport, jeśli nie miała dowodu),
- swój dowód osobisty.
Warto mieć przy sobie:
- odpis skrócony aktu małżeństwa zmarłego (jeśli był w związku małżeńskim),
- odpis skrócony aktu urodzenia (jeśli był stanu wolnego),
- pisemne pełnomocnictwo, jeśli działasz w czyimś imieniu.
Dwa ostatnie dokumenty nie zawsze są wymagane — urzędy mają dziś dostęp do centralnego rejestru stanu cywilnego. Ale jeśli akt małżeństwa był sporządzony wiele lat temu w innym urzędzie i nie został jeszcze przeniesiony do rejestru elektronicznego, ich posiadanie oszczędza jedną wizytę.
Co dostajesz w urzędzie
Po zarejestrowaniu zgonu otrzymujesz:
- Odpis skrócony aktu zgonu — pierwszy egzemplarz bezpłatnie.
- Część karty zgonu przeznaczoną dla administracji cmentarza — bez niej pochówek nie może się odbyć. Przekaż ją nam.
Ile kosztują kolejne odpisy
| Dokument | Opłata skarbowa |
|---|---|
| Rejestracja zgonu | bezpłatnie |
| Pierwszy odpis skrócony | bezpłatnie |
| Kolejny odpis skrócony | 22 zł |
| Odpis zupełny | 33 zł |
| Pełnomocnictwo (jeśli działa pełnomocnik) | 17 zł |
| Poświadczenie kopii dokumentu | 5 zł |
W części spraw publicznych odpis może zostać wydany bezpłatnie — np. gdy potrzebujesz go do sprawy świadczeniowej. Zapytaj o to urzędnika, zanim zapłacisz.
Ile odpisów zamówić — praktyczna odpowiedź
Zamów od trzech do pięciu odpisów skróconych.
Oryginał (nie kserokopia) bywa potrzebny w:
- banku — do zamknięcia rachunku i zgłoszenia dyspozycji na wypadek śmierci,
- towarzystwie ubezpieczeniowym,
- u notariusza — przy sprawie spadkowej,
- u pracodawcy zmarłego,
- w administracji cmentarza,
- w spółdzielni mieszkaniowej lub u zarządcy nieruchomości,
- u operatorów usług — energia, gaz, telefon, internet.
Do wniosku o zasiłek pogrzebowy zwykle wystarcza odpis skrócony, a od 2026 r. ZUS w wielu przypadkach pobiera dane bezpośrednio z USC.
Odpis zupełny zamawia się rzadziej — bywa potrzebny w bardziej złożonych sprawach spadkowych i przy sprawach zagranicznych.
Kolejne odpisy przez internet
Jeśli okaże się, że potrzebujesz więcej odpisów niż zamówiłeś, nie musisz jechać do urzędu ponownie. Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego złożysz przez portal gov.pl, logując się profilem zaufanym lub e-dowodem. Czas oczekiwania to zwykle do 7 dni kalendarzowych, a przy aktach nieprzeniesionych jeszcze do rejestru elektronicznego — do 10 dni.
Odpis możesz odebrać w formie papierowej wysłanej pocztą albo jako dokument elektroniczny. Uwaga: wydruk odpisu elektronicznego nie zastępuje odpisu papierowego i nie ma mocy prawnej jako dokument drukowany.
Co dzieje się automatycznie po rejestracji
- osoba zmarła zostaje wymeldowana z miejsca pobytu stałego lub czasowego,
- jej dowód osobisty zostaje unieważniony,
- dane trafiają do rejestru PESEL.
Nie musisz zgłaszać tego osobno w żadnym innym urzędzie.
Zgon za granicą
Jeśli bliski zmarł poza Polską, a zgon został zarejestrowany w tamtejszym urzędzie, można wpisać go do polskiego rejestru stanu cywilnego (transkrypcja). Potrzebny będzie oryginał zagranicznego aktu zgonu wraz z tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego lub konsula.
Więcej o tej ścieżce piszemy w artykule o sprowadzeniu zmarłego z zagranicy.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zgłosić zgon przez internet?
Samego zgłoszenia zgonu dokonuje się osobiście w USC. Przez internet możesz zamówić wyłącznie kolejne odpisy aktu.
Co jeśli spóźnię się z 3-dniowym terminem?
Zgon i tak zostanie zarejestrowany. Termin ma charakter porządkowy, ale nie warto go przekraczać — bez aktu zgonu nie odbędzie się pochówek ani żadna dalsza sprawa.
Zmarły nie miał dowodu osobistego. Co wtedy?
Poinformuj o tym urzędnika. Tożsamość zostanie ustalona na podstawie danych z karty zgonu i rejestru PESEL.
Czy zakład pogrzebowy może to załatwić za mnie?
Tak, na podstawie pełnomocnictwa. Zajmujemy się tym rutynowo dla rodzin z Przeworska i okolic.
Czy urząd wydaje akt zgonu w sobotę?
Nie. USC pracują w dni robocze. Jeśli zgon nastąpił w piątek wieczorem, sprawę załatwisz w poniedziałek — termin liczy się od daty karty zgonu i zostanie zachowany.
Może cię też zainteresować: Karta zgonu a akt zgonu · Co załatwić po pogrzebie · Zasiłek pogrzebowy ZUS
Podstawa prawna: ustawa z 28 listopada 2014 r. — Prawo o aktach stanu cywilnego; ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
*Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2026 r. Wysokość opłat skarbowych warto potwierdzić w urzędzie przed wizytą.*