Sprowadzenie zmarłego z zagranicy do Polski

Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2026 r.

Śmierć bliskiej osoby za granicą stawia rodzinę przed procedurą, o której wcześniej nikt nie myślał — a która wymaga uzyskania pozwolenia polskiego starosty, zaświadczenia polskiego konsula oraz skompletowania dokumentów w dwóch krajach jednocześnie, często w obcym języku.

Dobra wiadomość: całą tę procedurę może przejąć zakład pogrzebowy. Rodzina nie musi jechać za granicę, nie musi znać języka i nie musi rozmawiać z zagranicznymi urzędami.

Specjalizujemy się w sprowadzaniu osób zmarłych do Polski. Zadzwoń, także w nocy: 503 990 610.

W skrócie — trzy filary procedury

1. Pozwolenie starosty właściwego dla miejsca pochówku w Polsce (po porozumieniu z inspektorem sanitarnym).
2. Zaświadczenie polskiego konsula — wydawane po przedstawieniu pozwolenia starosty.
3. Transport — drogowy lub lotniczy, w trumnie spełniającej wymogi międzynarodowe.

Krok 1. Pierwsze godziny — co zrobić od razu

Skontaktuj się z polskim konsulatem w kraju, w którym nastąpił zgon. Konsul udziela informacji i pomaga w kontakcie z miejscowymi władzami.

Ustal, czy zmarły miał ubezpieczenie, które obejmuje transport zwłok do kraju. To pierwsza rzecz do sprawdzenia, bo koszty repatriacji są znaczne. Warto sprawdzić:

• polisę turystyczną,
• ubezpieczenie od pracodawcy lub agencji pracy,
• ubezpieczenie na życie,
• ubezpieczenie karty płatniczej.

Wiele osób pracujących w Niemczech, Holandii, Belgii czy Norwegii ma takie ubezpieczenie z tytułu zatrudnienia i o tym nie wie.

Zadzwoń do nas. Ustalimy, jaka procedura obowiązuje w danym kraju i co przejmiemy na siebie.

Krok 2. Dokumenty w kraju zgonu

W państwie, w którym nastąpił zgon, potrzebne będą:

• zagraniczny akt zgonu (lub inny urzędowy dokument stwierdzający zgon; niekiedy zaświadczenie tamtejszego urzędu, że wystawienie aktu nie było możliwe),
• zezwolenie miejscowych władz na wywóz zwłok poza granice tego państwa,
• dokumenty sanitarne potwierdzające przygotowanie ciała i zabezpieczenie trumny,
• tłumaczenia przysięgłe wszystkich dokumentów na język polski.

Tę część zwykle obsługuje zagraniczny zakład pogrzebowy współpracujący z nami.

Krok 3. Pozwolenie starosty w Polsce

To centralny element całej procedury.

Kto wydaje: starosta właściwy ze względu na miejsce, w którym zwłoki mają być pochowane — a nie miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Jeśli pochówek ma się odbyć w Przeworsku lub okolicy, właściwy będzie Starosta Przeworski. W miastach na prawach powiatu pozwolenie wydaje prezydent miasta.

Jak przebiega: starosta wydaje pozwolenie w formie decyzji administracyjnej, po porozumieniu z właściwym państwowym powiatowym inspektorem sanitarnym.

Termin: pozwolenie wydaje się niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia złożenia wniosku.

Kto może złożyć wniosek: rodzina zmarłego lub upoważniony zakład pogrzebowy.

Co zawiera wniosek: dane wnioskodawcy (imię i nazwisko, adres, seria i numer dokumentu tożsamości, telefon, stopień pokrewieństwa ze zmarłym), dane osoby zmarłej, miejsce i datę zgonu, wskazanie miejsca pochówku oraz sposób transportu.

Załączniki: zagraniczny akt zgonu wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski oraz — w zależności od urzędu — dokument potwierdzający prawo do miejsca pochówku.

Opłata skarbowa: wniosek składany przez małżonka, krewnego w linii wstępnej lub zstępnej albo rodzeństwo jest zwolniony z opłaty skarbowej. Przy działaniu przez pełnomocnika doliczana jest opłata za pełnomocnictwo.

Ważne: wymóg uzyskania pozwolenia dotyczy również urny z prochami.

Krok 4. Zaświadczenie polskiego konsula

Po uzyskaniu pozwolenia starosty należy przekazać je do polskiego urzędu konsularnego w kraju, z którego sprowadzane są zwłoki. Konsul — po przedstawieniu pozwolenia starosty — wydaje zaświadczenie stwierdzające, że zwłoki lub szczątki mogą być sprowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Bez tego zaświadczenia przewoźnik nie podejmie transportu.

Ze względu na charakter sprawy i ustawowe terminy konsulaty zwykle nie wymagają wcześniejszej rezerwacji wizyty w tego rodzaju sprawach — wystarczy kontakt telefoniczny lub mailowy.

Krok 5. Transport

Drogowy — stosowany przy transporcie z Niemiec, Czech, Austrii, Holandii, Belgii, Francji, Włoch. Specjalistyczny pojazd, trumna cynkowa lub z wkładem metalowym, zgodnie z wymogami sanitarnymi.

Lotniczy — przy większych odległościach: Wielka Brytania, Irlandia, kraje skandynawskie, USA, Kanada, kraje pozaeuropejskie. Wymaga dodatkowych procedur cargo i odprawy.

Czas trwania całej procedury zależy przede wszystkim od tempa pracy urzędów w kraju zgonu. Z krajów Unii Europejskiej całość zamyka się zwykle w kilku–kilkunastu dniach.

Krok 6. Formalności w Polsce po przyjeździe

Rejestracja zgonu. Zgon, który nastąpił za granicą, można wpisać do polskiego rejestru stanu cywilnego. Podstawą jest oryginał zagranicznego aktu zgonu wraz z tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego lub konsula. Za wydanie odpisu zupełnego po transkrypcji pobierana jest opłata skarbowa.

Zasiłek pogrzebowy. Jeśli zmarły podlegał polskiemu ubezpieczeniu, zasiłek przysługuje na zasadach ogólnych — 7000 zł od 1 stycznia 2026 r. Przy zatrudnieniu w innym państwie UE zastosowanie mają przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego; warto to sprawdzić w ZUS.

Ceremonia i pochówek — organizowane tak jak przy każdym innym pogrzebie.

Ile to kosztuje

Koszt zależy przede wszystkim od kraju, odległości i sposobu transportu. Największe pozycje to transport, obsługa zagranicznego zakładu pogrzebowego, trumna spełniająca wymogi międzynarodowe oraz tłumaczenia przysięgłe.

Zawsze najpierw sprawdź ubezpieczenie zmarłego. Jeśli polisa obejmuje repatriację, znaczna część kosztów może zostać pokryta przez ubezpieczyciela. Pomożemy to zweryfikować i przeprowadzić zgłoszenie.

Najczęstsze pytania

Może cię też zainteresować

• Zmarł bliski w domu — co zrobić krok po kroku
• Zasiłek pogrzebowy ZUS 2026 — kwota, wniosek, terminy
• Formalności w USC — co zabrać i ile to trwa

Wróć do poradnika dla rodzin