Karta zgonu i akt zgonu — czym się różnią i gdzie je odebrać

Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2026 r.

To dwa zupełnie różne dokumenty, które łatwo pomylić. W skrócie: kartę zgonu wystawia lekarz, akt zgonu wydaje urząd. Karta zgonu jest dokumentem medycznym i służy głównie do tego, by zgon zarejestrować. Akt zgonu to dokument urzędowy — i to on jest potrzebny w banku, w ZUS, u notariusza i wszędzie indziej.

Kolejność jest zawsze taka sama: najpierw karta zgonu od lekarza, potem — na jej podstawie — akt zgonu w USC.

Porównanie w tabeli

	Karta zgonu	Akt zgonu
Kto wystawia	Lekarz, który stwierdził zgon	Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
Charakter	Dokument medyczny	Dokument urzędowy (akt stanu cywilnego)
Kiedy	Bezpośrednio po stwierdzeniu zgonu	Po zgłoszeniu zgonu w USC
Koszt	Bezpłatnie	Rejestracja bezpłatna, pierwszy odpis skrócony bezpłatny
Do czego służy	Zgłoszenie zgonu w USC, pochówek, wstępne sprawy ubezpieczeniowe	ZUS, bank, spadek, ubezpieczyciel, pracodawca, urzędy
Ile egzemplarzy	Jeden, w częściach o różnym przeznaczeniu	Dowolna liczba odpisów (kolejne płatne)

Karta zgonu

Kto ją wystawia

Obowiązek wystawienia karty zgonu spoczywa na lekarzu, który jako ostatni w okresie 30 dni przed dniem zgonu udzielał zmarłemu świadczeń lekarskich. W praktyce oznacza to:

• zgon w domu w godzinach pracy przychodni → lekarz POZ,
• zgon w domu w nocy, w weekend, w święto → lekarz nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej albo lekarz zespołu ratownictwa medycznego,
• zgon w szpitalu, hospicjum, DPS → lekarz prowadzący lub dyżurny placówki,
• zgon w okolicznościach niejasnych → dokument wystawiany dopiero po czynnościach prokuratorskich, często po sekcji zwłok.

Jeżeli lekarz zobowiązany do wystawienia karty nie może przeprowadzić oględzin zwłok w ciągu 12 godzin od wezwania, kartę zgonu wystawia lekarz wezwany do nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku.

Ratownik medyczny może wystawić kartę zgonu wyłącznie wtedy, gdy śmierć nastąpiła w trakcie prowadzonych przez niego czynności ratunkowych. Przy tzw. zgonie zastanym — gdy osoba zmarła przed przyjazdem zespołu — ratownicy jedynie potwierdzają zgon, a kartę musi wystawić lekarz.

Co zawiera i jak wygląda

Wzór karty zgonu określa rozporządzenie Ministra Zdrowia z 7 grudnia 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2734). Dokument zawiera dane osobowe zmarłego (imiona, nazwisko, PESEL lub dane dokumentu tożsamości, datę urodzenia), datę, godzinę i miejsce zgonu oraz dane osoby, która zgon stwierdziła.

Karta składa się z części o różnym przeznaczeniu: jedna trafia do USC i służy do zarejestrowania zgonu, druga jest przeznaczona dla administracji cmentarza i bez niej pochówek nie może się odbyć. Część statystyczna trafia do Głównego Urzędu Statystycznego i rodzina nie ma do niej wglądu — nie ma w tym nic niepokojącego, to standardowa procedura sprawozdawcza.

Czy karta zgonu wystarczy do spraw urzędowych

Nie. Karta zgonu nie zastępuje aktu zgonu i nie ma mocy prawnej przy sprawach spadkowych, bankowych czy w ZUS. Niektórzy ubezpieczyciele akceptują ją tymczasowo, żeby wszcząć procedurę wypłaty świadczenia zanim rodzina uzyska akt zgonu — ale to wyjątek, nie reguła.

Akt zgonu

Gdzie i kiedy zgłosić zgon

Zgon zgłasza się w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu — czyli tam, gdzie faktycznie nastąpiła śmierć, a nie tam, gdzie zmarły mieszkał. Jeśli bliski zmarł w szpitalu w Rzeszowie, a mieszkał w Przeworsku, zgłoszenia dokonujesz w USC w Rzeszowie.

Terminy:

• 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu — zasada ogólna,
• 24 godziny od chwili zgonu — jeśli przyczyną była choroba zakaźna.

Zgłoszenia dokonuje się osobiście. Uprawnieni są małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, dziadkowie, rodzeństwo oraz dalsi krewni, a także osoby, które były obecne przy zgonie. Można też działać przez pełnomocnika.

Co zabrać do urzędu

• kartę zgonu wystawioną przez lekarza,
• dowód osobisty osoby zmarłej (zostanie unieważniony),
• swój dowód osobisty,
• jeśli działasz przez pełnomocnika — pisemne pełnomocnictwo.

Ile to trwa i ile kosztuje

Zgon jest rejestrowany w dniu zgłoszenia — cała czynność zajmuje zwykle kilkanaście do trzydziestu minut. Rejestracja jest bezpłatna, a pierwszy odpis skrócony aktu zgonu wydawany jest za darmo.

Kolejne odpisy są płatne opłatą skarbową:

• odpis skrócony — 22 zł
• odpis zupełny — 33 zł
• pełnomocnictwo (jeśli działa pełnomocnik) — 17 zł

Warto pamiętać, że w części spraw publicznych odpis może zostać wydany bezpłatnie — na przykład gdy jest potrzebny do celów świadczeń społecznych. Zapytaj o to w urzędzie.

Ile odpisów zamówić

Z doświadczenia: od trzech do pięciu. Odpis oryginalny (nie kopia) bywa wymagany przez bank, ubezpieczyciela, notariusza przy sprawie spadkowej, zarządcę cmentarza i pracodawcę zmarłego. Zamówienie kilku sztuk od razu jest tańsze w czasie niż późniejsze dojeżdżanie do urzędu.

Do wniosku o zasiłek pogrzebowy zwykle wystarcza odpis skrócony, a od 2026 r. ZUS w wielu przypadkach pobiera dane bezpośrednio z USC i nie wymaga dostarczania odpisu.

Skutki uboczne rejestracji

Po zarejestrowaniu zgonu osoba zmarła zostaje automatycznie wymeldowana, a jej dowód osobisty unieważniony. Nie musisz tego zgłaszać osobno.

A co z elektroniczną kartą zgonu?

W przestrzeni publicznej od kilku lat mówi się o nowej ustawie o cmentarzach i chowaniu zmarłych, która ma wprowadzić elektroniczną kartę zgonu, instytucję koronera i centralny rejestr grobów. Na dzień publikacji tego artykułu ustawa nie została uchwalona. Obowiązuje wciąż ustawa z 31 stycznia 1959 r., a karta zgonu ma formę papierową.

Będziemy aktualizować ten artykuł, gdy przepisy się zmienią.

Najczęstsze pytania

Może cię też zainteresować

• Zasiłek pogrzebowy ZUS 2026 — kwota, wniosek, terminy
• Formalności w USC — co zabrać i ile to trwa
• Sprowadzenie zmarłego z zagranicy do Polski

Wróć do poradnika dla rodzin